Que faire en cas de cessation d’activité ?

L’employeur doit immédiatement informer la CNPS :

  • En cas de fermeture temporaire ou définitive de l’entreprise, par écrit en précisant la date ainsi que le ou les motifs de la fermeture. Il doit, en outre, remplir pour chaque salarié, une fiche de cessation d’emploi à retirer auprès des services de la CNPS.
  • Lorsqu’un salarié quitte l’entreprise (quel qu’en soit le motif), l’employeur doit remplir une fiche de déclaration de cessation d’emploi qu’il adresse à la CNPS pour signaler le départ du salarié.
 

NB : Employeurs, veuillez signaler à la CNPS toutes les embauches ou tous les départs des travailleurs. Cela permettra une mise à jour de votre fichier salarié et une bonne évaluation des cotisations sociales dues par votre entreprise.

Déclaration du Travailleur

L’employeur doit fournir à la CNPS tous les renseignements relatifs à l’identification des travailleurs concernés par le règlement des cotisations (Art. 21 du Code de Prévoyance Sociale).

La déclaration doit se faire le premier jour de l’embauche (par embauche, il faut entendre le 1er jour de début d’activité du salarié) par une fiche de déclaration du travailleur (à retirer auprès des services de la CNPS). A cette fiche signée de l’employeur (et cachetée pour les entreprises) doivent être jointes : une pièce d’état civil (carte d’identité ou extrait de naissance) ainsi que deux photos d’identité du travailleur.

Pour le salarié déjà immatriculé par un ancien employeur, le nouvel employeur doit préciser sur la déclaration du travailleur, son numéro CNPS.

Afin de permettre à la CNPS d’alimenter le fichier famille, le travailleur doit fournir les pièces d’état civil de chaque membre de sa famille : Père, mère, conjoint, enfants. A la réception du dossier de déclaration, la CNPS procède à l’immatriculation du travailleur.

Le numéro CNPS ainsi attribué est unique et permanent même en cas de changement d’employeur.

Pour les employeurs qui n’ont pas été diligents dans la déclaration de leurs employés, il leur est demandé de joindre les DISA des années précédant l’année de la déclaration.

Exemples :

1/ Salarié embauché le 2 janvier 1998, déclaration faite le 30 avril 1999, joindre la DISA 1998. 2/ Salarié embauché le 3 mai 1996, déclaration faite le 22 juin 1998, joindre les DISA 1996 et 1997. Une attestation d’immatriculation est établie au nom du travailleur nouvellement immatriculé et remise à son employeur. L’attestation vaut carte d’assuré social. Le salarié, s’il n’en possède pas, peut la réclamer à son employeur ou à la CNPS. En cas d’anomalie dans l’immatriculation du salarié, l’employeur doit saisir l’agence de la CNPS dont il relève pour que les corrections nécessaires soient effectuées. En cas de perte de l’attestation, la CNPS ne pourra établir de duplicata qu’au vu de l’imprimé de déclaration du travailleur rempli par l’employeur à partir de la pièce d’état civil ayant servi à l’établissement de l’attestation égarée. LES TRAVAILLEURS OCCASIONNELS Ils sont soumis aux mêmes règles que les travailleurs permanents. Toutefois, à cause de leur mobilité, l’entreprise doit se rapprocher de l’agence CNPS afin d’arrêter les modalités pratiques de leur déclaration. Cette déclaration concerne les journaliers, les CDD, les vacataires non fonctionnaires…

Déclaration de l’Entreprise

Pour l’entreprise
  • Une photocopie de la facture CIE et SODECI;
  • Une photocopie du Registre de commerce;
  • Une photocopie de la déclaration d’existence fiscale
Pour le dirigeant
  • La photocopie de la carte nationale d’identité pour les nationaux et une copie du passeport biométrique pour les non-nationaux

Ces documents doivent être déposés à l’agence de la zone géographique où est situé le siège social de l’entreprise ou de l’établissement (voir listes des agences à la fin du guide).

A la réception de la demande d’immatriculation et des documents joints, la CNPS attribue un matricule employeur qui est notifié à l’employeur avec le taux de cotisation pour la branche « Accidents du Travail » correspondant à son secteur d’activité.

Dans ses rapports avec la CNPS, il est recommandé à l’employeur d’indiquer son matricule CNPS sur ses papiers à en-tête.

Paiment des cotisations

L’employeur est responsable du paiement à la CNPS de l’ensemble des cotisations (part patronale et part salariale). Le salarié ne peut en aucun cas s’opposer à la retenue de sa part de cotisation (6.3% depuis le 1er Janvier 2013) sur son salaire lors de chaque paye.

  • Tous les mois, si l’entreprise emploie 20 salariés ou plus ;
  • Tous les trimestres, si l’entreprise emploie moins de 20 salariés.

Le versement des cotisations se fait dans les 15 premiers jours qui suivent le mois ou le trimestre échu. Le versement des cotisations au-delà de cette période expose l’employeur à des pénalités. L’appel à cotisation sociale CNPS & CMU et le paiement se font en ligne via le portail e CNPS et depuis votre compte préalablement activé sur ce portail.

Salaires plancher et plafond

Le Salaire Plancher

Le montant du salaire mensuel à prendre en considération pour base de calcul des cotisations ne peut être inférieur au SMIG dont le montant actuel est de 36 607 FCFA.

Les Salaires Plafonds

Les plafonds sont de:

840 000 F par an (210 000 F par trimestre et 70 000 FCFA par mois) pour les prestations familiales, l’assurance maternité, les accidents du travail et maladies professionnelles ;
45 fois le SMIG

45 fois le SMIG soit actuellement : 19 767 780 F par an (4 941 945 F par trimestre ou 1 647 315 FCFA par mois)pour la retraite.

Le Taux de cotisation

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Les taux utilisés pour le calcul des cotisations sont les suivants :

  • 5 % pour les Prestations Familiales ;
  • 0,75 % pour l’Assurance Maternité ;
  • 2 à 5 % (selon le secteur d’activité) pour les Accidents du Travail et les Maladies Professionnelles ;
  • 14% pour l’Assurance Vieillesse.

IMPORTANT : Les cotisations pour les prestations familiales, l’assurance maternité et les accidents du travail sont à la charge exclusive de l’employeur. Les cotisations pour la retraite sont à la charge conjointe de l’employeur et du salarié à raison de 7,7 % pour l’employeur et 6,3 % pour le salarié.

L’Assiette des cotisations

Selon l’alinéa 1 de l’article 23 du Code de Prévoyance Sociale, les cotisations sont assises sur l’ensemble des salaires y compris les avantages en nature et indemnités diverses versées par l’employeur à son personnel salarié à l’exception des indemnités ayant le caractère de remboursement de frais.

IMPORTANT : Dans tous les cas, le montant du salaire à prendre en considération pour base de calcul des cotisations ne peut être inférieur au SMIG.

Salaire brut

Toutes les autres primes, gratifications ou indemnités sont soumises à cotisation.

Avantages en nature Les avantages en nature sont intégrés dans l’assiette des cotisations pour leur valeur réelle. Pour le cas spécifique du logement :

Le montant du logement en tant qu’avantage en nature est déterminé d’après sa valeur réelle. Toutefois, lorsque la valeur réelle du logement en tant qu’avantage en nature n’est pas connue, la détermination de celle­-ci s’opère conformément aux règles de la législation fiscale en vigueur.

En tout état de cause, les montants fixés par le barème de l’Administration Fiscale constituant des minima, la valeur déclarée de l’avantage à prendre en compte, ne peut être inférieure à ces minima.

IMPORTANT : Les cotisations pour les catégories citées ci-dessus ne concernent que la branche des AT/MP, ces assurés sociaux ne bénéficient que de la couverture au titre de cette branche.

Il est constitué par le traitement de base et par les compléments, primes et indemnités diverses, à l’exclusion des allocations familiales et des indemnités ou remboursements destinés à couvrir des frais inhérents à la fonction ou à l’emploi.

Les déductions autorisées

Les primes et indemnités de panier, de salissure, de tenue de travail, d’outillage et de transport, sont exclues de l’assiette des cotisations dans les limites suivantes :

  • Prime de panier : 3 fois le SMIG horaire ;
  • Prime mensuelle de salissure : 13 fois le SMIG horaire ;
  • Indemnité mensuelle de tenue de travail : 7 fois le SMIG horaire ;
  • Prime mensuelle d’outillage : 10 fois le SMIG horaire ;
  • Indemnité mensuelle de transport : elle est exclue de l’assiette des cotisations dans la limite d’une fois le montant exonéré par l’administration fiscale.
Cotisations pour apprentis

Le salaire théorique devant servir de base au calcul des cotisations pour les apprentis est :

  • La moitié de la valeur du SMIG quand l’intéressé est bénéficiaire d’un contrat d’apprentissage ;
  • La valeur du SMIG dans le cas contraire.
Cotisations pour les autres catégories assimilées Il s’agit de :
  • Les élèves de l’Enseignement Technique et les personnes placées dans des centres de formation, de réadaptation ou de rééducation professionnelle ;
  • Les membres des coopératives ouvrières de production, les gérants non salariés et leurs préposés ;
  • Les présidents directeurs et directeurs généraux des S.A et les gérants de S.A.R.L. sous certaines conditions ;
  • Les détenus du régime pénitentiaire exécutant un travail pénal.

Pour ces personnes, l’article 16 du Code de Prévoyance Sociale prévoit ceci : « Pour les personnes dont le salaire est suspendu ou qui ne reçoivent pas une rémunération normale, les cotisations, indemnités et prestations sont calculées sur le salaire annuel minimum prévu par les dispositions dudit code ».

RÉGULARISATION ANNUELLE

Les cotisations dues au titre des trois branches sont assises sur l’ensemble des rémunérations ou gains perçues par les salariés et assimilés dans la limite d’un plafond annuel.

C’est pour permettre le calcul des cotisations lors de chaque paie, que ce plafond annuel est fractionné selon la périodicité des paies (mois, trimestre).

Cependant, pour respecter le principe de l’annualité du plafond, l’employeur doit procéder à une régularisation des cotisations pour tenir compte de l’ensemble des rémunérations payées à chaque salarié entre le premier et le dernier jour de l’année considérée.

Cela, afin d’éviter que les indemnités ou gratifications versées à intervalles éloignés soient prises en considération uniquement dans la limite du plafond mensuel de la paye correspondante, ou que les salaires dont le montant mensuel varie sur l’exercice ne soient que partiellement pris en compte dans le calcul des cotisations.

Pour ce faire, conformément aux dispositions de l’Art. 26 de la loi 99-477 du 2 août 1999 portant Code de Prévoyance Sociale, l’employeur affilié est tenu de produire une Déclaration Individuelle des Salaires Annuels (DISA) à la CNPS.

Par ailleurs, la DISA a pour but de permettre avec justesse et régularité :

  • Le suivi de la carrière des travailleurs ; La mise à jour du fichier des salariés en activité ;
  • L’ouverture et la détermination des droits des salariés ;
  • La tenue régulière des comptes employeurs.

Document obligatoire dans l’intérêt des travailleurs et des employeurs, la DISA doit être dûment remplie et transmise à la CNPS au plus tard, pour chaque année, à la fin du premier trimestre de l’année suivante.

NB : Pour les entreprises dotées de moyens informatiques, la CNPS a élaboré une monographie qui leur permet de fournir la DISA sur un support magnétique (disquette).

En vertu de l’article 30 de la loi précitée, le défaut de production de la DISA aux échéances fixées, donne lieu au versement d’une pénalité de 10 % du montant total mensuel des cotisations dues par l’employeur défaillant.

SANCTIONS PéNALES

Article 29 du Code de Prévoyance Sociale
L’employeur qui ne s’est pas conformé aux dispositions légales et réglementaires applicables en matière de recouvrement des cotisations, est puni de peines conventionnelles déterminées par décret.

L’amende est prononcée autant de fois qu’il y a de travailleurs pour lesquels les versements n’ont été que partiellement effectués, sans que le montant total des amendes infligés à un même contrevenant puisse excéder dix fois le taux maximum de l’amende prévue.

SANCTIONS FINANCIèRES SPECIFIQUES

La majoration de retard
L’employeur qui ne reverse pas les cotisations dans les délais légaux doit payer des majorations de retard. Le taux de cette majoration est de 0,050 % par jour de retard pour le retard des cotisations non acquittées à la date limite d’exigibilité.
Les majorations peuvent être réduites ou annulées en cas de bonne foi ou de force majeure par décision motivée du Conseil d’Administration saisi en recours gracieux.

  • La majoration forfaitaire
  • La non production de la DISA entraîne une pénalité (Cf chapitre sur la régularisation annuelle).
  • Le remboursement des prestations servies aux salariés
  • Article 32 du Code de Prévoyance Sociale

Indépendamment des sanctions prévues ci-dessus et du versement des cotisations arriérées et des majorations de retard correspondantes, lorsque tout ou partie des cotisations exigibles, en application de la législation sur les prestations familiales, n’a pas été acquitté dans les délais fixés, la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale est fondée à poursuivre auprès de l’employeur à qui incombe le versement des cotisations, le remboursement de l’ensemble des prestations familiales, entre la date d’exigibilité et la date du règlement définitif de la totalité des cotisations arriérées de prestations familiales dues pour l’ensemble des travailleurs intéressés.

Toutes les fois que le salarié ne pourra pas bénéficier des prestations du fait du non accomplissement par son employeur des obligations lui incombant, il est fondé à poursuivre l’employeur en réparation au plan civil du préjudice subi.

BUT CONTÔLEUR

En principe, le recouvrement des cotisations sociales est basé sur un système déclaratif. Dans un tel système, l’employeur détermine lui-même le montant des cotisations dont il est redevable vis-à-vis de la Sécurité Sociale.

La contrepartie de ce principe est la possibilité pour les Organismes de Sécurité Sociale d’effectuer un contrôle sur la régularité et l’exactitude des déclarations faites par le cotisant.

RÔLE DU CONTÔLEUR

Faire appliquer la législation de Sécurité Sociale en matière de recouvrement des cotisations et des prestations sociales ;
Vérifier sur place les déclarations des salaires des employeurs ;
Faire des redressements comptables en cas d’omission de certains éléments à prendre en compte pour le calcul des cotisations ;
Débusquer les employeurs clandestins et procéder à leur immatriculation systématique ;
Détecter les fraudes et autres formes d’abus ;
Rechercher les adresses des employeurs disparus ;
Contrôler les déclarations et les informations en matière de prestations.

Une fonction de conseil consistant à :
Fournir des informations et des conseils aux employeurs dans le cadre de l’interprétation des textes de Sécurité Sociale.

Droits et obligations de l’ employeur en matière de contrôle

En vertu des dispositions du Code de Prévoyance Sociale, les agents de contrôle disposent de prérogatives légales dont la mise en oeuvre à l’occasion des missions comporte deux types d’obligations pour l’employeur : les obligations liées à la personne du contrôleur et celles liées à l’exécution matérielle du contrôle.
Conformément à l’article 223 du Code Pénal, le contrôleur assermenté peut être assimilé à un fonctionnaire en raison de la mission de service public qu’il accomplit dans l’exercice de ses fonctions.
Aussi, est-il interdit à l’employeur de lui faire subir des outrages et tenter de le corrompre par quelque moyen que ce soit.
L’article 251 du Code Pénal, garantit la protection de l’agent de contrôle contre tout outrage commis sur sa personne dans l’exercice de ses fonctions. Ainsi, il pèse sur l’employeur, l’obligation de ne commettre aucune offense, manifestation de mépris volontairement adressée sous forme de parole, geste, menace, ou écrit envers lui au risque de se voir infliger une peine d’emprisonnement de 15 jours à 3 mois et une amende de 10 000 FCFA à 100 000 FCFA ou de l’une de ces deux peines seulement.
La loi pénale a prévu en son article 234, la répression de l’infraction de corruption. Ainsi donc, l’employeur qui pour obtenir des faveurs illégales auprès du contrôleur, aura usé de voies de fait ou menaces de proses, offres, dons ou présents, sera puni de même que l’agent de contrôle qui aura accepté de se laisser corrompre. Les peines prévues sont l’emprisonnement de 2 à 10 ans et une amende de 200 000 F à 2 000 000 FCFA.L’infraction est réprimée quand bien même la contrainte ou la corruption n’aurait pas produit son effet.
La qualité d’agent assermenté reconnue à l’agent de contrôle lui accorde, conformément à l’article 256 du Code Pénal, le bénéfice de la protection de son intégrité physique contre toute forme d’agression. Ainsi, les violences et voies de fait commises contre le contrôleur dans l’exercice de ses fonctions ou à cette occasion, sont punies d’un emprisonnement d’un mois à 3 mois et d’une amende de 30 000 FCFA à 300 000 FCFA. Toutefois, si les violences sont les causes de blessures ou de maladies, la peine est l’emprisonnement de 5 à 20 ans. Si la mort s’en est suivie, le maximum de cette peine est prononcé. Dans le cas où ces violences n’ont causé ni blessure ni maladie, la peine est l’emprisonnement de 5 à 20 ans, si elles sont commises avec préméditation ou guet-apens. Si les violences sont commises avec intention de donner la mort, le coupable est puni d’emprisonnement.
Le principe du libre accès du contrôleur aux entreprises énoncé par le Code de Prévoyance Sociale en son article 25, est une règle qui s’impose à l’employeur et devant l’application de laquelle il ne peut opposer de résistance.